A Jöt. 29. § (4) bekezdése alapján a jövedéki engedélyes kereskedőnek, a beszerzéseiről és a készletében csökkenést eredményező eseményekről, valamint a napi zárókészletéről - telephelyenként és összesítve - folyamatosan elektronikus nyilvántartást kell vezetnie, amelyből a tárgyhóra vonatkozóan a Vhr. 3. számú melléklete szerinti adattartalmú adatszolgáltatást kell teljesítenie az állami adó- és vámhatóság részére a tárgyhót követő hónap 12. napjáig.
A korábbi jövedéki nyilvántartás és vevőnyilvántartás helyett a Jöt. előírása alapján már csak egy nyilvántartást kell vezetni.A Jöt. 84. § (1) bekezdése értelmében a jövedéki ügyeket elektronikus úton, az állami adó- és vámhatóság által biztosított információs rendszeren vagy az állami adó- és vámhatósággal létesített közvetlen kapcsolati rendszeren keresztül kell intézni.A Vhr. 43. § b) pontjának bb) alpontja értelmében a Vhr. 3. számú melléklete szerinti adatszolgáltatás az állami adó- és vámhatóság által biztosított információs rendszeren (Ügyfélkapun) keresztül intézhető.
Amennyiben elektronikus úton – Ügyfélkapun keresztül – képviselő nélkül kívánnak – saját adóügyükben – eleget tenni kötelezettségeinek, úgy elegendő az „ügyfélkapu” létesítésére feljogosított szerveknél (Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala, fővárosi és megyei kormányhivatalok, ezek járási hivatalai, az állami adóhatóság központi ügyfélszolgálatai és kijelölt kirendeltségei, a Magyar Posta Zrt. hivatalai, valamint Magyarország diplomáciai és konzuli képviseletei) regisztráltatni magukat.
Amennyiben az ügyeiket meghatalmazott, illetve képviselő útján kívánják elektronikus úton intézni, szükséges, hogy
- a képviselőjük rendelkezzen Ügyfélkapuval, és
- a képviselet, állandó meghatalmazást be kell jelenteni az állami adó- és vámhatóság honlapján található EGYKE (Egységes Képviseleti Adatlap) adatlap felhasználásával (a regisztrációval kapcsolatos tudnivalók a Nemzeti Adó- és Vámhivatal hivatalos honlapján az Adó/Adózás rendje menüpontban találhatók).
A Külső Kommunikációs Központ (KKK2) használatához pedig az R11-es nyomtatvány benyújtására lesz szükség (Bejelentés és regisztrációs adatlap a KKK-WEBEN történő elektronikus kérelmek benyújtásához).
Azt, hogy mely ügyeket lehet az ügyfélkapun és melyeket a közvetlen elektronikus kapcsolaton (KKK2) keresztül intézni a Vhr. 43. §-a határozza meg. A KKK2-n keresztül intézhető ügyek köre szűk (adóraktári adatszolgáltatás, EKO, szállítólevél, az uniós számítógépes rendszerben adófelfüggesztési eljárás keretében végzett szállításnál alkalmazott elektronikus okmányok), míg az ügyfélkapun keresztül az előző ügyek, valamint a Jöt-ben meghatározott, elektronikusan benyújtható bármilyen ügy intézhető.
Az állami adó- és vámhatóság lehetőséget fog arra is biztosítani, hogy az adóraktárak napi adatszolgáltatásában szereplő egyes nyomtatványokat akár két különböző csatornán is beküldhessék. [Pl. ha az adóraktár engedélyese a termékkészlet adatokról szóló NAV_J28-as nyomtatványt a közvetlen elektronikus kapcsolaton keresztül akarja beküldeni (saját belső rendszerét fejlesztve, előállítva a szükséges XML állományokat), míg a zárjegy készletekről szóló NAV_J08-as nyomtatványt az ügyfélkapun keresztül (saját rendszere fejlesztése és xml előállítása nélkül, az Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) programmal kitöltve), akkor erre lehetősége lesz.]
A Hpt. 6. § (4) bekezdés a) pontja értelmében nem minősül pénzforgalmi szolgáltatásnak „a fizető fél és a kedvezményezett közötti közvetlen, közvetítői közreműködés nélküli bankjeggyel és érmével (a továbbiakban együtt: készpénz) történő fizetési művelet”. A Hpt. ilyen irányú meghatározása egyrészt pontos fogalmi meghatározást ad arra vonatkozóan, hogy mi minősül készpénzfizetésnek, másrészt a készpénzfizetést, mint fizetési módot egyértelműen elhatárolja a pénzforgalmi szolgáltatás nyújtásáról szóló 2009. évi LXXXV. törvény hatálya alá tartozó, pénzforgalmi szolgáltatásnak minősülő egyéb készpénzes fizetési módoktól.
Csak olyan fizetési megoldások felelnek meg a jövedéki törvény készpénzfizetést kizáró rendelkezéseinek, amelyeknél a jövedéki kiskereskedő és a jövedéki engedélyes kereskedő között készpénz átadására nem kerül sor, hanem a fizetési művelet a jövedéki engedélyes kereskedő bankszámlájának közbeiktatásával történik.Nem minősül készpénzfizetésnek a harmadik félként kapcsolódó, pénzforgalmi szolgáltatást nyújtó gazdálkodó közbeiktatása. Bankszámla hiányában további lehetőség a postai készpénz-átutalási megbízással történő megfizetés abban az esetben amennyiben a postai csekk készpénzzel történő befizetését nem a jövedéki engedélyes kereskedő vagy megbízottja végzi
Bármilyen bizonylatot elfogad a Nemzeti Adó- és Vámhivatal, amely hitelt érdemlően igazolja és ellenőrizhetővé teszi a készletcsökkenést. Tehát abban az esetben, ha csak – például – egy belső mozgásbizonylat áll rendelkezésre, azt kell a rendelkezés szerinti „bizonylat” meghatározás alatt érteni. Amennyiben szállítási okmány – különösen a szabadforgalomba bocsátáskor – is rendelkezésre áll, akkor azt kell szerepeltetni.
Igen, minden esetben át kell vezetni a készletet, a jövedéki jogszabályok sem tesznek erre vonatkozóan kivételt. Így ettől – mint az árbejelentés rendszerének egyik alapelemétől, sajátosságától – eltekinteni nem lehet, ugyanis nincs arra garancia, hogy az adóraktár a későbbiekben is ugyanannyi jövedéki biztosítékot fog nyújtani, így a biztosíték pontos kiszámításához nélkülözhetetlen ez az adat. Emellett a nyilvántartásban szereplő mindenkori kiskereskedelmi eladási ár alapján kerül kiállításra majd a szabadforgalomba bocsátás bizonylata is, amely az adófizetési kötelezettség és az adóbevallás alapját fogja képezni. Mindezekre tekintettel a kiskereskedelmi eladási ár változását minden esetben át kell vezetni a nyilvántartáson.