Az állandó meghatalmazott csak akkor adhatja be az NY-adatlapot, ha az UJEGYKE-adatlapon az „ADÓÜGYEK (kivéve jövedék)” ügycsoporthoz van jogosultsága.
Az NY-adatlap sajátossága ugyanis, hogy háromféle adónemhez tartozó bevallás helyett is benyújtható (’01, ’08, ’65). Ezért csak olyan jogosultsággal nyújtható be, mely magában foglalja mind a háromféle bevallás előterjesztésére vonatkozó jogot.
Az NY-adatlap ezen kívül az adózó saját tárhelyéről is benyújtható (cégkapuról, KÜNY-tárhelyről vagy hivatali tárhelyről).
Ezt a mezőt akkor érdemes jelölni, ha az ügyfélnek több, azonos jogosultsággal bíró meghatalmazottja is van, és a meghatalmazottak nem az ügyfél elektronikus tárhelyéről tartják a kapcsolatot a NAV-val (tehát nem saját foglalkoztatottak).
A mező kitöltésével az ügyfél meghatározhatja, hogy az adott ügycsoportba tartozó ügynél a NAV kinek küldje a hivatalból küldött iratokat. (Tehát nem a korábbi, bejövő iratra küldött választ).
Az új adatlap bevezetésével a végrehajtási eljáráshoz kapcsolódó jogosultságok is változtak.
Állandó meghatalmazást a NAV egy személy vagy szervezet olyan ügyeire vehet nyilvántartásba, amelyek ezt a személyt, szervezetet ügyfélként érintik. Így az UJEGYKE-adatlapon már csak az ügyféllel szemben indított végrehajtási eljárások kapcsán lehet állandó meghatalmazást bejelenteni. A változtatást egyrészt a köztartozások behajtásának kérésére szolgáló új VKAPU-rendszer indítása, másrészt a szervezeti tárhelyek elterjedése tette szükségessé.
Ha egy foglalkoztatottnál a NAV jövedelemletiltással él, az eljárásban a foglalkoztatott az ügyfél. Ez az ügy az adós ügye, a jövedelemletiltást visszaigazoló munkáltató nem ügyfél, csak résztvevő. Az eljárásban munkáltatóként részt vevő személy, szervezet állandó meghatalmazást a saját, tehát esetleg ellene folyó végrehajtási ügyben jelenthet be a NAV-hoz.
A munkáltató ezért a VHJOV-adatlapot saját szervezeti tárhelyéről nyújthatja be. Ha nem köteles a tárhely használatára, törvényes képviselője is beadhatja az adatlapot saját tárhelyéről.
A központi illetményszámfejtési körbe tartozó intézményeknél a Magyar Államkincstár mint kifizetőhely is benyújthatja az adatlapot.
A másodlagos képviseleti jogcím bevezetésének indoka, hogy a vámjogi képviselőknek más képesítési követelmények kell megfelelniük, mint az adóügyben eljárni jogosultaknak. A két jogcím lehetővé teszi azt, hogy ha egy meghatalmazott mindkét típusú ügyben el kíván járni, mindkét képesítését megjelölhesse.
Ha a képviselő nem kíván adó- és vámügyben is eljárni, csak az egyik ügytípusban, akkor elég egy jogcímet beírni a képviselet elsődleges jogcíme rovatba.
Online kitöltés az Online Nyomtatványkitöltő Alkalmazásban (ONYA)
Az ONYA-ba ugyanúgy KAÜ-azonosítással lehet belépni, mint korábban az eBEV-portálra.
Az első különbség, hogy az ONYA-ban ügyféli profilt lehet választani. Ha a magánszemély (ideértve az egyéni vállalkozót is) saját maga kíván állandó meghatalmazást adni a felületen, tehát ő a meghatalmazó, akkor az adóazonosító jeléhez tartozó „profilját” kiválasztva tudja ezt megtenni.
Ezután az „Új nyomtatvány/Meghatalmazások” menüpontot kell választania, majd a felugró párbeszédablakban a „Meghatalmazó” lehetőséget. A következő oldalon az UJEGYKE-adatlapra kell kattintani, ezt követően egy olyan oldal jelenik meg, ahol a meghatalmazó jelenleg érvényes meghatalmazásai láthatók, ha vannak ilyenek.
Érvényes meghatalmazást a listában szereplő tételre majd a „Módosítás” lehetőségre kattintva lehet módosítani vagy lezárni. Új bejelentéshez az oldal alján az „Új bejelentés” gombot kell választani. A korábbi adatlap módosításakor vagy lezárásakor az adatlapon már szerepel a korábban bejelentett valamennyi adat. Új bejelentésnél a meghatalmazó adatait tölti be a rendszer.
A nyomtatványt ki kell tölteni, majd az Ellenőrzés és benyújtás gombra kell kattintani. Ha a nyomtatvány nem tartalmaz súlyos hibát, akkor a rendszer megvizsgálja, hogy szükséges-e valakinek a jóváhagyása a bejelentés érvényességéhez. Az előzőekben vázolt esetben a meghatalmazást a meghatalmazó magánszemély saját magára nézve jelentette be, ezért a jóváhagyása nem szükséges. Ez egy másik jelentős különbség a korábbi rendszerhez képest. A meghatalmazó által indított bejelentésnél jóváhagyás csak akkor szükséges, ha meghatalmazottként jogi képviselőt jelentenek be.
Ha a magánszemély meghatalmazottként jelenti be a meghatalmazást, azt szintén az adóazonosító jeléhez tartozó „profiljából” indulva teheti meg a fenti lépések szerint. Ekkor értelemszerűen a párbeszédablakban a „Meghatalmazott” lehetőséget kell választania. Módosításnál, lezárásnál a módosítandó, lezárandó adatokat szintén előtölti a rendszer. Új bejelentéskor a bejelentkezett magánszemély adatait az adatlapon a képviselő magánszemély adataiként tölti be a felület. Ha az adatlapot a meghatalmazott töltötte ki, az adatlapot a meghatalmazónak jóvá kell hagynia.
Az a magánszemély, aki valamely szervezet törvényes képviselője, az általa képviselt szervezet profiljából a szervezet nevében is tud bejelentést indítani akár meghatalmazóként, akár meghatalmazottként (meghatalmazottként például akkor, ha az adott gazdasági társaság számviteli szolgáltatási tevékenységet végez). Ekkor a kiválasztott szerepnek (meghatalmazó vagy meghatalmazott) megfelelően tölti elő a profil szerinti ügyfél adatait a felület az adatlapon (tehát, ha meghatalmazóként tölti ki a törvényes képviselő a szervezet profiljában az adatlapot, akkor a képviselt adatai közé kerülnek a szervezet adatai. Ha meghatalmazottként, akkor a képviselő szervezet adatai közé).
Magánszemély törvényes képviselője csak meghatalmazóként töltheti ki az adatlapot.
Kitöltés az Általános Nyomtatványkitöltő Keretprogramban (ÁNYK)
Az ÁNYK-val kitöltött nyomtatványt, ahogy eddig is, arról az elektronikus tárhelyről kell beküldeni, amit az ügyfél a NAV-os kapcsolattartásra köteles használni. Ha a benyújtó fél (a meghatalmazó vagy a meghatalmazott) nem kötelezett elektronikus kapcsolattartásra, az adatlapot papíralapon is beküldheti.
Az adatlap kitöltésében mind az ONYA-n, mind az ÁNYK-ban vannak változások, ezekről részletesen a kitöltési útmutatókból tájékozódhatnak az ügyfelek. A korábbi bejelentéshez képest nem változott az, hogy az online (ONYA-s) bejelentéshez nem kell meghatalmazást csatolni. Ha nyomtatványt tárhelyéről vagy papíron küldi be a bejelentő, hiteles meghatalmazást kell csatolni.
Igen, ha a NAV nem küldött értesítést, akkor a korábbi jogosultságok tényleges tartalma nem változott. Az új jogokat azonban érdemes ellenőrizni a NAV Ügyfélportálján.
A nyomtatványt bármelyik fél benyújthatja.
Ha a meghatalmazást a magánszemély meghatalmazó (ideértve az egyéni vállalkozót is) jelenti be az ONYA-n, azt a meghatalmazottnak csak akkor kell jóváhagynia, ha jogi képviselő. Ha a meghatalmazó egy szervezet, akkor a meghatalmazottnak szintén csak akkor kell jóváhagynia a meghatalmazást, ha a meghatalmazott jogi képviselő.
Ugyanakkor, ha a meghatalmazónak olyan törvényes képviselője indította a bejelentést, aki csak mással együtt jogosult az ügyfél nevében nyilatkozatot tenni (együttes törvényes képviselő), akkor annak a törvényes képviselőnek, akivel a bejelentő csak együtt nyilatkozhat (vagy egy önállóan eljárni jogosult törvényes képviselőnek), utólag jóvá kell hagynia a bejelentést.
Ha a bejelentést a meghatalmazott indítja, a meghatalmazónak azt utólag jóvá kell hagynia.
Akinek jóváhagyása szükséges, az értesítést kap a KÜNY-tárhelyére, az értesítés az ONYA-ban is megjelenik az értesítések között. A meghatalmazást négy naptári napon belül kell jóváhagyni az ONYA-felületén.
A bejelentésről a „Miben tér el a bejelentés menete a régi bejelentéstől az online felületen” kérdésben található részletes leírás. Az ONYA-n tett bejelentéshez nem kell meghatalmazást csatolni.
Ha az UJEGYKE-adatlapot elektronikusan küldik be, azt a meghatalmazónak kell elektronikusan aláírnia vagy AVDH-val hitelesítenie. Elegendő a pótlapok mentése és hitelesítése, de fontos, hogy a hitelesítésnek a meghatalmazótól kell származnia. A meghatalmazást nem kell kinyomtatni, a meghatalmazónak vagy tanúknak aláírni, így értelemszerűen az aláírt meghatalmazást sem kell beszkennelni. Erre a korábbi EGYKE-adatlapnál sem volt szükség.
A szkennelt irat elektronikusan nem hiteles, teljes bizonyító erejű magánokiratként – melybe a meghatalmazást kell foglalni – nem fogadható el. Az AVDH-val ellátott meghatalmazás viszont – elektronikus formában, tehát nem kinyomtatva – teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül.
Igen, az UJEGYKE-adatlapra magánszemélynél – akár meghatalmazóról, akár meghatalmazottról van szó – nem kell, elektronikus kitöltéskor nem is lehet adószámot írni.
Az UJEGYKE-adatlapot a magánszemély mind meghatalmazóként, mind meghatalmazottként az adóazonosító jeléhez tartozó profilból tudja indítani. Ha a vállalkozási tevékenységet is folytató magánszemély csak a vállalkozási tevékenységével kapcsolatos ügyekre kíván meghatalmazást bejelenteni, ezt a megfelelő ügycsoportok kiválasztásával tudja megtenni.
A magánszemély nem tud csak az adószámára vagy csak az adóazonosító jelére vagy ezekre külön-külön meghatalmazást adni, mivel a csak a vállalkozási tevékenységhez kapcsolódó ügyek egyértelműen nem határolhatók el a többi adóügytől.
Ha a magánszemély a meghatalmazott, a NAV a rendelkezésére álló adatok alapján a meghatalmazott adóazonosító jele alapján is tudja ellenőrizni, hogy a megjelölt képviseleti jogcímhez tartozó tevékenységet végezheti-e.
Nem, sem az egyéni vállalkozónak, sem az adószámos magánszemélynek nem kell magára nézve adatlapot beadni, elektronikus kitöltéskor ez nem is lehetséges.