Az Online Számla rendszerben történő – elsődleges felhasználóként való – ügyintézési lehetőség biztosításához az UJEGYKE adatlapon az alábbi jogosultságok valamelyikének jelölése szükséges:
- ADÓÜGYEK (kivéve egyes jövedéki ügyek) ügycsoport (UJEGYKE-adatlap D. blokk 1. sor), vagy
- Áfához és egyéb közvetett adókhoz kapcsolódó ügyek ügycsoport (UJEGYKE-adatlap E. blokk 1. sor), vagy
- Áfához és egyéb közvetett adókhoz kapcsolódó ügyek (külföldi adóalany áfa-visszatérítési jogának érvényesítésével kapcsolatos és OSS-, IOSS-, SA-ügyek kivételével) ügycsoport (UJEGYKE-adatlap E. blokk 1/a sor)
A másodlagos felhasználói jogosultsághoz nem szükséges meghatalmazás bejelentése, azt a jogosultságot az elsődleges felhasználó osztja már az OSA, vagy a Felhasználókezelő felületén belül. A NAV Felhasználókezelő egy központi bejelentkezési felület, amely könnyű és gyors hozzáférést biztosít a felhasználóknak az Online Számla rendszerhez, az Online Számlázó programhoz és az eÁFA-rendszerhez.
Ehhez első lépésként a ’T201-es adatlapon kell bejelentenie a pénzügyi képviselő szervezetet, és ezen adatlap feldolgozását követően az (ÁNYK-val vagy az ONYA felületen kitöltött) UJEGYKE-adatlapon is szükséges bejelentést tenni a nyilvántartásba vétel érdekében, melyen egyúttal kijelölheti azt a magánszemélyt is, aki a meghatalmazó nevében jogosult eljárni. Tekintettel arra, hogy az adóügyeket csak a pénzügyi képviselő intézheti, ezért a kitöltőprogram az „ADÓÜGYEK (kivéve egyes jövedéki ügyek)” ügycsoportot a 16-os jogcím (pénzügyi képviselő) választásakor automatikusan bejelöli. Abban az esetben, ha az UJEGYKE-adatlapot a ’T201-es adatlapon már bejelentett pénzügyi képviselő szervezet nyújtja be, a képviseleti jogviszony nyilvántartásba vételéhez jóváhagyás nem szükséges. A képviseleti jogviszony nyilvántartásba vételét követően a megfelelő jogosultsággal rendelkező magánszemély intézheti a számlaadat-szolgáltatással kapcsolatos ügyeket.
Ha az ONYA felületen indított meghatalmazás hibátlan, akkor az a bejelentést, illetve, ha jóváhagyás szükséges, a jóváhagyás megadását követő kb. 20 perc alatt feldolgozásra kerül és érvénybe lép.
Az ÁNYK-val kitöltött és papíron vagy elektronikusan beküldött nyomtatvány, valamint az ONYA felületen adott nyomtatvány, ha a feldolgozó vizsgálatok szerint hibásnak bizonyul, ügyintézőhöz kerül. Az elbírálás rendszerint – attól függően, hogy a tényállás mennyiben szorul tisztázásra – pár munkanapon belül megtörténik.
A képviseleti jogosultság megszűnését bármelyik fél (akár a meghatalmazó, akár a meghatalmazott) bejelentheti elektronikus úton, vagy ha az ügyfél elektronikus kapcsolattartásra nem kötelezett, papíralapon is.
Az ONYA felületen a baloldali függőleges menüből az „Új nyomtatvány” ikon vagy a főoldalon az „Új nyomtatvány” csempe, majd a „Meghatalmazások” kategóriára kattintva lehet kiválasztani az UJEGYKE adatlapot, és a felugró párbeszédablakban a „Meghatalmazó” vagy ”Meghatalmazott” lehetőséget. Ezt követően a megjelenő listából ki kell választani a lezárandó adatlapot, és a módosításra megnyitást követően csak a „Képviseleti jogosultság időbeli hatálya, csatolmányok, elérhetőség” mezőben kell bejelölni a „Képviseleti jogosultság megszűnését jelentem be” rovatot. Mellékletet nem kell csatolni és jóváhagyás sem szükséges.
Az ÁNYK programmal a megszűnés a képviselő és a képviselt adatainak megadásával és a „Képviseleti jogosultság megszűnését jelentem be” rovat jelölésével jelenthető be. Mellékletet nem kell csatolni.
Az adózói profilhoz tartozó törvényes képviseleti és állandó meghatalmazotti jogviszonyok jeleníthetőek meg.
- Az „AKIK ENGEM KÉPVISELNEK” gombra kattintva lehet lekérdezni, hogy azt a személyt vagy szervezetet, akinek a profiljában a felhasználó van, a NAV előtti eljárásokban kik képviselhetik. Minden képviselőt csak maga az ügyfél vagy törvényes képviselője tud lekérdezni. Az állandó meghatalmazottak más profiljában csak a saját adataikat látják.
- Az „AKIKET ÉN KÉPVISELEK” gombra kattintva lehet lekérdezni, hogy az a személy vagy szervezet, akinek a profiljában a felhasználó van, a NAV előtti eljárásokban kiket képviselhet.
Minden képviseltet csak az ügyfél maga vagy törvényes képviselője láthat.
A meghatalmazások adatait a NAV Ügyfélportálján a „Képviseletek” menüpontban lehet lekérdezni a képviselő magánszemély saját profiljában, az „Akiket én képviselek” csempe választásával. A kapott listában az egyes képviselteknél szerepel a képviselet jogcíme, továbbá legördülő menüben az adott képviselthez tartozó jogosultságok is megtekinthetőek. A lekérdezésben a törvényes képviseleti jogviszonyok is látszanak.
A képviseleti kapcsolatok az ONYA felületén is lekérdezhetők a baloldali függőleges menüből a „Meghatalmazások” kategóriára kattintva. Az eredményként kapott csempék közül lehetőség van konkrét keresésre, megadott kategóriák szerinti rendezésre, illetve speciális szűrési feltételek beállítására is. Az adott meghatalmazásra vonatkozó részletes adatok (pl. jogcím, jogosultság) a „Megtekintés” gombra kattintva érhetőek el.
Mindkét lehetőségnél fontos azt tudni, hogy az állandó meghatalmazott csak azokat az adatokat, adatlapokat láthatja, ahol ő maga is szerepel a képviseleti jogviszonyban. Valamennyi állandó meghatalmazottját és adataikat csak az ügyfél maga vagy törvényes képviselője láthatja.
A legegyszerűbben a NAV Ügyfélportálján a „Képviseletek” menüpontban az „Akiket én képviselek” lehetőség választását követően az „Új lekérdezés” csempén a legördülő menüben kiválasztható a kívánt képviseleti jogcím. A „Lekérdezés indítása” gombra kattintva megjelenik a keresés eredménye. A könyvelőiroda foglalkoztatottjaként történő lekérdezéshez a 15-ös, az egyéni könyvelőként történő lekérdezéshez a 9-es jogcímet kell a szűréskor beállítani (feltételezve, hogy a bejelentés a helyes jogcímeket tartalmazza).
Az „ADÓÜGYEK (kivéve egyes jövedéki ügyek)” fő ügycsoporton belül az „Adózói adat- és változásbejelentéssel, adóazonosító számmal kapcsolatos ügyek” ügycsoportba tartozik ugyan a T101E nyomtatványon teljesíthető adatbejelentés, azonban a könyvelőnek a Vállalkozói Ügysegéden intézhető bejelentésekhez az UJEGYKE-adatlapon a „VEGYES ÜGYEK” közül az „Egyéni vállalkozói nyilvántartással kapcsolatos ügyek (kivéve adóügyek)” ügycsoportot is jelölnie kell.
Legegyszerűbben a képviselőnek a már meglévő meghatalmazása módosításával a képviseleti jogosultságát célszerű bővíteni, a következőképpen: az ONYA felületen a baloldali függőleges menüből az „Új nyomtatvány” ikont vagy a főoldalon az „Új nyomtatvány” csempét kell választania, ezután a „Meghatalmazások” kategóriára kattintva eléri az UJEGYKE adatlapot, majd a felugró párbeszédablakban a „Meghatalmazott” lehetőséget. Ezt követően egy olyan oldal jelenik meg, ahol a meghatalmazott jelenleg érvényes meghatalmazásai láthatók. Az adott meghatalmazás módosításához a listában szereplő tételre, majd a „Módosítás” lehetőségre kell kattintani. A Vállalkozói Ügysegéden intézhető bejelentésekhez a „VEGYES ÜGYEK” fő ügycsoporton belül az „Egyéni vállalkozói nyilvántartással kapcsolatos ügyek (kivéve adóügyek)” ügycsoportot kell jelölnie.
A jogosultság bővítéséhez a meghatalmazó jóváhagyása szükséges, annak hiányában a módosítás nem lesz érvényes.
Nem. A jogutódlással érintett szervezet foglalkoztatottjai esetében a képviseleti jogosultság biztosítása érdekében új meghatalmazást szükséges benyújtani. Az UJEGYKE-nyomtatványon ebben az esetben a foglalkoztatott adóazonosító jele mellett a jogutód szervezet adószámát kell feltüntetni az adatlap képviselőre vonatkozó blokkjában.
Az ügyek intézésének folyamatos biztosítása érdekében – mivel a képviselő cég jogutódja egy már létező, adószámmal rendelkező szervezet – lehetőség van a képviseleti jogosultság későbbi időpontban történő hatályosulásának jelölésére az UJEGYKE-adatlapon, ehhez az ONYA felületen a „Képviseleti jogosultság időbeli hatálya, csatolmányok, elérhetőség” mezőben, az ÁNYK-s nyomtatványon „A képviseleti jogosultság hatályának bejelentése” blokkban kell megadni a képviseleti jogosultság kezdetének dátumát. Ezen rovat kitöltése esetén az adatlap alapján jelölt jogosultságok kizárólag az ügyfél által megadott időpontban kerülnek bejegyzésre. Figyelemmel kell lenni arra is, hogy a hatályosulás időpontjában a képviselő magánszemély már a képviselő szervezet foglalkoztatottja legyen a NAV nyilvántartása szerint.
Bejelentésre elektronikus úton a képviselő (a magánszemély vagy a szervezet) vagy a képviselt elektronikus tárhelyéről küldött, ÁNYK-val kitöltött UJEGYKE nyomtatvánnyal vagy az ONYA felületen kerülhet sor. ÁNYK esetében, amennyiben a képviselt tárhelyéről küldik a nyomtatványt, nem kell meghatalmazást csatolni.
A másodlagos képviseleti jogcím bevezetésének indoka, hogy a vámjogi képviselőknek más képesítési követelmények kell megfelelniük, mint az adóügyben eljárni jogosultaknak. A két képviseleti jogcím alkalmazása teszi lehetővé azt, hogy egy meghatalmazott mindkét típusú ügyben eljárhasson, mindkét képesítését megjelölhesse. Ha a képviselő nem kíván adó- és vámügyben is eljárni, csak az egyik ügytípusban, akkor elég egy képviseleti jogcímet beírni a „Képviselet elsődleges jogcíme” rovatba.
Ha az ügyfélnek több, a NAV-hoz bejelentett állandó meghatalmazottja van, aki egy adott irat átvételére jogosult lehet, a több állandó meghatalmazott közül a NAV választja ki a címzettet.
Az ügyfélnek azonban több azonos jogosultsággal bíró állandó meghatalmazott esetén lehetősége van az iratok átvételére elsődlegesen jogosult személyt kijelölni, melyet ebben a rovatban tehet meg. Ebben az esetben a NAV a hivatalból indult ügyekben az adott ügycsoporthoz tartozó küldeményeket a megjelölt képviselő részére kézbesíti.
Az állandó meghatalmazott csak akkor adhatja be az NY jelű adatlapot, ha az UJEGYKE-adatlapon az „ADÓÜGYEK (kivéve egyes jövedéki ügyek)” fő ügycsoporthoz van jogosultsága.
Az NY jelű adatlap sajátossága ugyanis, hogy háromféle adónemhez tartozó bevallás helyett is benyújtható (’01, ’08, ’65), ezért csak olyan jogosultsággal nyújtható be, mely magában foglalja mind a háromféle bevallás előterjesztésére vonatkozó jogot.
Az NY jelű adatlap ezen kívül az adózó saját tárhelyéről is benyújtható (cégkapuról, személyes tárhelyről vagy hivatali tárhelyről).