Az ONYA-n vagy együttesen eljáró meghatalmazottakat lehet bejelenteni vagy azt, hogy a meghatalmazott (akit az UJEGYKE Főlapján feltüntetnek) csak a törvényes képviselővel vagy képviselőkkel együtt jogosult eljárni. Az együttes képviselőket az UJEGYKE 6-os lapján lehet megjelölni. 6-os lapból többet is ki lehet tölteni, ugyanakkor egy együttes képviselői csoport legfeljebb háromfős lehet. A csoport a Főlapon és az egyes 6-os lapokon megjelölt személyekből áll. Tehát, ha két 6-os lapot töltenek ki, akkor két együttes képviselő csoport jön létre, a Főlapon szereplő képviselő mindkét csoportban szerepelni fog. Ha az egyes csoportokban szereplők közül valamelyik meghatalmazott beadványt nyújt be az ügyfél nevében, azt a csoportban szereplő többi képviselőnek utólag jóvá kell hagynia.
Együttes törvényes képviselőket ÁNYK-adatlapon lehet bejelenteni.
Magyar gazdasági társaság nem adhatja be papíralapon a nyomtatványt akkor sem, ha törvényes képviselője külföldi.
Meghatalmazást az önkormányzat saját adóügye kapcsán a polgármester (főpolgármester, megyei közgyűlés elnöke) adhat, így ha azt az ONYA-felületen jelentik be, akkor ő hagyhatja jóvá; ha az adatlapot tárhelyről küldik, akkor a meghatalmazást neki kell aláírnia. Javasoljuk ugyanakkor elsőként annak tisztázását a NAV-val, hogy a megszűnt jogosultságok megfelelője létezik-e, arra szükség van-e a továbbiakban. Az önkormányzatoknál gyakori jogosultság volt az adók módjára történő végrehajtás kérése, ennek megszüntetése nem jár tényleges következménnyel, mivel a behajtás kéréséhez már a VKAPU-rendszerben tett regisztráció és nem állandó meghatalmazotti bejelentés szükséges. Számos irat pedig hivatali kapuról érkezik, melyhez szintén nem szükséges UJEGYKE-adatlap beadása.
Az UJEGYKE-adatlapon ügycsoportokhoz kapcsolódó jogosultságokat lehet jelölni, függetlenül attól, hogy az adott ügyet ki hogyan intézheti, vagy kívánja intézni. Az adatlapon nem jelölhető jogosultság csak telefonos ügyintézésre, és mivel ez a korábbi jog egy teljes ügycsoporthoz képest jelentősen szűkebb jogosultság volt, a telefonos ügyintézési jogot a NAV nem alakította át egy komplex ügycsoport intézésének jogosultságára.
Az UJEGYKE-adatlapon ügycsoportokhoz kapcsolódó jogosultságokat lehet jelölni függetlenül attól, hogy az adott ügyet ki hogyan intézheti vagy kívánja intézni. Az adatlapon nem jelölhető jogosultság csak telefonos ügyintézésre. Ha a jelölt ügycsoportban lehet telefonon is ügyet intézni, akkor a képviselő erre is jogosult lesz. A rendszer használatához ügyfél-azonosító számra vagy Részleges Kódú Telefonos Azonosításra (RKTA) is szükség van. A meghatalmazottat nem lehet csak a telefonos ügyintézés alól kizárni.
A könyvelőcég alkalmazottjának – a képviselt adatain kívül – a képviselő szervezet neve, adószáma és a képviselő magánszemély neve, adóazonosító jele rovatokat kell kitöltenie. Ezen felül meg kell adnia képviseleti jogcímét és az őt megillető jogosultságokat.
Az UJEGYKE-adatlapon ügycsoportokat lehet jelölni, egyes nyomtatványok benyújtására vonatkozó jogot nem. Nyomtatványokat jelölni már a korábbi EGYKE-adatlapon sem lehetett.
A csoportképviselő cég állandó meghatalmazottja akkor jelentheti be, hogy a csoportot is képviseli, ha a csoportképviselő cégtől a csoport ügyeinek intézésére is van meghatalmazása. Ekkor a képviselt adózó adatainál a csoport csoportazonosító számát és nevét kell feltüntetnie, ahogy eddig is.
Az UJEGYKE-adatlapon ügycsoportokat lehet jelölni, egyes bejelentések megtételére, egyes nyomtatványok benyújtására vonatkozó jogot nem. Az egyes UJEGYKE-sorokhoz tartozó ügyekről a kitöltési útmutatóból lehet tájékozódni. Nyomtatványokat jelölni már a korábbi EGYKE-adatlapon sem lehetett.
Ennek a korábbi sornak az UJEGYKE 3. lap G/4. rovat „Vámigazgatási engedélyezések, kivéve vámszabad terület” és a G/5. „Vámszabad terület engedélyezése” jog együttesen felel meg.
Ha az ONYA-n indított meghatalmazás hibátlan, akkor a bejelentést követő körülbelül 20 perc alatt feldolgozzák és érvénybe lép. Ha a bejelentés jóváhagyása szükséges, akkor azt a jóváhagyás megadását követő 20 percen belül feldolgozzák és érvénybe lép.
Az ÁNYK-val kitöltött és papíron vagy elektronikusan beküldött nyomtatvány, valamint az ONYA-n adott nyomtatvány, ha a feldolgozó vizsgálatok szerint hibásnak bizonyul, ügyintézőhöz kerül. Az elbírálás rendszerint – attól függően, hogy a tényállás mennyire bonyolult – pár munkanapon belül megtörténik.
Az ONYA-n akár a meghatalmazó, akár a meghatalmazott bejelentheti a meghatalmazás megszűnését. Az „Új nyomtatvány/Meghatalmazások/UJEGYKE” lehetőség kiválasztása után kell jelölni, hogy meghatalmazóként vagy meghatalmazottként kívánja az adatlapot lezárni, majd ezután a megjelenő listában ki kell választani a lezárandó adatlapot és jelölni a „Képviseleti jogosultság megszűnését jelentem be” rovatot. Mellékletet nem kell csatolni és jóváhagyás sem szükséges.
A megszűnés az ÁNYK-val kitöltött és tárhelyről (vagy ha a beküldő a NAV-val nem köteles elektronikusan kapcsolatot tartani, papíron) beküldött nyomtatványon is bejelenthető a képviselő és a képviselt adatainak megadásával és a „Képviseleti jogosultság megszűnését jelentem be” rovat jelölésével. Mellékletet a bejelentéshez nem kell csatolni.
A meghatalmazások adatait a NAV Ügyfélportálján a „Képviseletek” menüpontban lehet lekérdezni a képviselő magánszemély saját profiljában, az „Akiket én képviselek” lehetőséget választva. A lekérdezésben a törvényes képviseleti jogviszonyok is látszanak.
Azok az adatlapok, amelyeken állandó meghatalmazást jelentettek be, az ONYA felületén is lekérdezhetők a listából az „Új nyomtatvány/Meghatalmazások/UJEGYKE” lehetőséget kiválasztva.
Mindkét lehetőségnél fontos azt tudni, hogy az állandó meghatalmazott csak azokat az adatokat, adatlapokat láthatja, ahol ő maga is szerepel a képviseleti jogviszonyban. Valamennyi állandó meghatalmazottját és azok adatait csak az ügyfél vagy törvényes képviselője láthatja.
A NAV Ügyfélportálján a „Képviseletek” szolgáltatásban képviseleti jogcímre szűrve is lekérdezhetők az „Akiket én képviselek” adatok.
Könyvelőiroda foglalkoztatottjaként a lekérdezéshez a 15-ös, egyéni könyvelőkénti lekérdezéshez a 9-es jogcímet kell a szűréskor beállítani, (feltételezve, hogy eredetileg is helyesen, ezeket a jogcímeket jelölve nyújtották be a bejelentést).