A NAV az online számlaadat-szolgáltatás 2018. július 1-jei bevezetése óta ingyenesen használható OnlineSzámlázó programot biztosít a felhasználók részére, ami az adatszolgáltatási kötelezettséget automatikusan teljesíti. Az Online Számlázó program használatához kapcsolódó alapvető tudnivalók összefoglalója a NAV honlapján, a főlap-->adó-->általános forgalmi adó elérési útvonalon található, illetve ezen a linken érhető el közvetlenül:

https://nav.gov.hu/data/cms524300/Alapveto_tudnivalok_a_NAV_Online_Szamlazo_programjanak_alkalmazasahoz.pdf

Az Online Számlázó program mobilapplikációja

Az új mobilalkalmazás a webes Online Számlázó program mobil kliense. Ez a NAV saját fejlesztése, letöltése és használata teljesen ingyenes. Egyaránt alkalmazható iOS és Android operációs rendszerrel működő okostelefonokon is, használatához minimum Android 7.0 vagy iOS 11 verziószámú operációs rendszerrel működő okostelefonra van szükség.

Mivel a számlázó programban rögzített számlaadatok tárolása nem a felhasználó okostelefonján, hanem felhőben valósul meg, a mobilapplikáció használatához nélkülözhetetlen az aktív internet hozzáférés.

Akiknek az applikáció segítséget nyújthat

A mobiltelefonnal történő számlakiállítás egyszerűsíti a több helyszínen szolgáltatást nyújtó, folyamatosan úton, mozgásban lévő szolgáltatók számlakibocsátását, számlakezelését. Kiváló megoldás az online adatszolgáltatással kapcsolatban folyamatosan naprakész információkra igényt tartó cégvezetők, illetve a fiatal, jellemzően a mobilkészüléken ügyet intéző vállalkozók számára. A mobilalkalmazással a NAV-hoz beküldött számlaadat-szolgáltatások állapota, valamint a kimenő és bejövő számlák lekérdezése bármikor, bárhol, a mobiltelefonról, pár gombnyomással megtekinthető és elérhető.

A mobilapplikáció használatba vételének lépései

1.  Regisztráció az Online Számla rendszerbe

2.  Online Számlázó program használatba vétele

3.  Alapvető beállítások elvégzése

4.  Az Online Számlázó program és a mobilapplikáció összepárosítása

A mobilapplikáció használatba vételének feltétele, hogy a felhasználó előzetesen regisztráljon az Online Számla rendszerbe (https://onlineszamla.nav.gov.hu), illetve a rendszerbeli regisztráció után, a rendszerből átnavigáljon az Online Számlázó programba a webes felületen. Az Online Számlázó program használatba vétele előtt el kell fogadni a programhoz tartozó Általános Szerződési Feltételeket, amihez Online Számla rendszerbeli elsődleges felhasználói jogosultság szükséges. (Lásd bővebben: Alapvető tudnivalók a NAV Online Számlázó programjának alkalmazásához.) Ezt követően az Online Számlázó program webes felületén el kell végezni az alapvető beállításokat (mint például a technikai felhasználó beállítása, legalább egy nyitott állapotú számlatömb létrehozása stb.), majd a webes felületről indítva nyílik lehetőség a számlázó program és a mobilapplikáció összepárosítására egy QR kód beolvasásával.

Az app tehát az Online Számlázó programhoz kapcsolódó mobilos alkalmazás, így csak az Online Számla rendszerbeli regisztrációt és az Online Számlázó program használatba vételét követően alkalmas számla kiállítására. Nincsen azonban akadálya annak, hogy egy felhasználó többféle számlázó programot használjon – köztük a NAV Online Számlázó programját és annak mobilapplikációját. Így amennyiben az Online Számlázó program mobilalkalmazását szeretné a felhasználó igénybe venni, azt megteheti úgy is, hogy egy már használatban lévő másik piaci számlázó program mellett, a fentiek szerint igénybe veszi a NAV szolgáltatását is.

A mobilapplikáció használatának megkezdése

1.  A mobilapplikáció letöltése

2.  Belépés az Online Számlázó programba

3.  A mobilalkalmazás és az Online Számlázó program webes felületének összepárosítása (QR kód beolvasása)

4.  Az Online Számla rendszerhez használt jelszó megadása

A mobilalkalmazás használatának megkezdéséhez a felhasználónak le kell töltenie okostelefonjára az Apple App Store vagy a Google Play áruházból az Online Számlázó mobilapplikációt, másrészt be kell lépnie az Online Számlázó programba. Itt a főmenü „Beállítások” menüpontjának „Mobilalkalmazás párosítása” sorára kattintva generálhat egy QR kódot, amit azzal az okostelefonnal kell beolvasni, melyre az appot letöltötte. Ezután meg kell adnia az Online Számla rendszerhez használt jelszavát, amivel véglegesíthető a párosítás. A generált QR kód 30 percig érvényes.

A mobilapplikáció funkciói

Az applikáció az Online Számlázó program mobil változata, amely kiegészül az Online Számla rendszer néhány funkciójával. A mobilapplikáció funkciói majdnem lefedik az Online Számlázó program webes felületén használható és elérhető funkciókat.

Az appon keresztül a felhasználónak lehetősége van többek között

• számla, előlegszámla kiállítására,

• a kiállított számla módosítására, érvénytelenítésére

• forinttól eltérő pénznemben rögzített ellenérték számlázására, vagy

• kényelmi funkcióként partner- illetve terméklista alkalmazására.

A mobilapplikáción keresztül az Online Számla rendszer bizonyos funkciói is elérhetőek. Például

• a kimenő és bejövő számlák lekérdezése,

• a NAV-hoz beküldött adatszolgáltatások állapotának ellenőrzése,

• a számlák technikai érvénytelenítése,

• a használati statisztikák megtekintése.

Az alkalmazással olyan számla is kiállítható, amiről nem kell adatot szolgáltatni. Ilyen például a Közösségen belüli adómentes termékértékesítésről, termékexportról kiállított, vagy a nem adóalany részére címzett számla.

Az alapfunkciók révén a mobilalkalmazást adófizetésre főszabály szerint nem kötelezett, például alanyi adómentes adóalany, illetve tevékenysége közérdekű vagy egyéb speciális jellegére tekintettel (ún. „tárgyi”) adómentes ügyletet teljesítő adóalany is használhatja ügyletei bizonylatolására.

Az applikáció alkalmas továbbá

• az Áfa tv. területi hatályán kívül eső ügyletek (például harmadik országban teljesített szolgáltatás),

• belföldi fordított adózású ügyletek,

• a felhasználó igénye szerint az Áfa tv. tárgyi hatályán kívül eső (például közhatalmi tevékenységnek minősülő) ügyletek

bizonylatolására.

A mobilapplikációval kiállított számla az appon és az Online Számlázó program webes felületén is bármikor visszakereshető és PDF formátumban megtekinthető.

Az alkalmazással papíralapú és elektronikus számla is kiállítható.

A papíralapú számla kiállításának feltétele, hogy az appot használó mobilkészülék össze legyen kapcsolva egy nyomtatóval.

Az elektronikus számla a számlakibocsátó készüléke által ismert és támogatott csatornákon keresztül helyben, a számla kiállítása után azonnal továbbítható a vevő részére például

• Airdropon,

• MMS üzenetben,

• e-mailben,

• Viber üzenetben,

• Facebook messengeren keresztül

• vagy bármely, a mobil készülék által ismert és támogatott platformon.

Ha a felhasználó így továbbítja az általa kiállított számlát, akkor annak az applikációval történő létrehozása során a számla megjelenési formájaként az elektronikus számlát kell kiválasztania. A program az ilyen számlát fokozott biztonságú aláírással látja el.

Az Online Számlázó program webes felületéhez hasonlóan a mobilalkalmazással kiállított elektronikus számla archiválása is biztosított.

Kényelmi funkció: elektronikus névjegy

A felhasználónak lehetősége van saját számlázási adatait tartalmazó (az adóalany neve, székhelye, magyar adószáma, más tagállami adószáma, vevői típusa, bankszámlaszáma stb.), úgynevezett elektronikus névjegy generálására. Az app a saját számlázási adatokat összegzetten tartalmazó QR kódot hoz létre, amit a felhasználó akár egy fénykép formájában tárolhat a saját mobiltelefonján. Így a felhasználónak elegendő minden jövőbeni, részére kiállítandó számla kiállítása alkalmával az eladó partnerének bemutatni ezt a fényképként elmentett, saját számlázási adatokat tartalmazó QR kódot, és az eladó készülékén azonnal megjelennek a felhasználó (vevő) számlázási adatai.

Felhasználói jogosultságok

A mobilalkalmazás a jogosultságokat tekintve megegyezik az Online Számla rendszerben rögzített beállításokkal. Tehát akár az elsődleges, akár a másodlagos felhasználók a webes felületen beállított jogosultságokkal ugyanazokat a műveleteket tudják elvégezni az applikációban is, mint a webes felületen, az Online Számlázó programban. Új jogosultságok beállítására az Online Számla rendszerben van lehetőség.