Az Online Számla rendszer használata
2021. január 4-étől kötelező adatot küldeni a NAV-hoz minden olyan számláról, módosító, érvénytelenítő számláról, amire az áfatörvény számlázási szabályai vonatkoznak.
A kötelező adatszolgáltatást a NAV erre a célra létrehozott elektronikus felületén, az Online Számla rendszerben kell teljesíteni. [Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 10. számú melléklet.]
A számlázó programot és a kézi számlát használóknak is az Online Számla rendszerben kell adatot szolgáltatniuk.
A NAV lehetőséget biztosít arra, hogy az adatszolgáltatásra kötelezett adózók a tesztfelületen próbálhassák ki az adatrögzítés menetét, illetve a számlázó programok fejlesztői tesztelhessék az általuk rendszer-rendszer kapcsolattal, elektronikus szabványüzenetben küldött számlaadatok fogadására szolgáló informatikai rendszert. Az Online Számla tesztoldalának elérhetősége: https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/
A linkre kattintva a tartalom új oldalon jelenik meg.
Bejelentkezés az Online Számla rendszerbe
1. Az Online Számla rendszerbe az adatszolgáltatásra kötelezett adózó, a nevében eljárni jogosult törvényes képviselő vagy állandó meghatalmazottja jelentkezhet be.
Az adózó állandó meghatalmazottja akkor jogosult bejelentkezni, ha
- valamennyi adóügy intézésére jogosult (EGYKE-adatlap 1. lap E/1. rovatának jelölésével),
- valamennyi adóügyi bevallás, adatszolgáltatás, bejelentés, beadvány, kérelem intézésére jogosult (EGYKE-adatlap 3. lap G/1. rovatának jelölésével),
- valamennyi adatszolgáltatás intézésére jogosult (EGYKE-adatlap 3. lap G/3. rovatának jelölésével),
- az általános forgalmi adóval összefüggő adatszolgáltatások intézésére jogosult (az EGYKE-adatlap 3. lap G/3/d) rovatának jelölésével).
2. Először a „Bejelentkezés”gombra kell kattintani, majd az „Elsődleges felhasználó” menüpontot kell kiválasztani.
3. Ekkor a rendszer átnavigál a KAÜ (Központi Azonosítási Ügynök) oldalára. Erre azért van szükség, hogy azonosítható legyen a bejelentkező személy. Ügyfélkapus hozzáférés nélkül nem lehet bejelentkezni az Online Számla rendszerbe.
4. A sikeres KAÜ-azonosítás után, visszatérve az Online Számla rendszerbe, az Adózó-felhasználó kapcsolatok felületen az összes olyan adózó megjelenik, akire/akikre vonatkozóan aktív képviseleti jogosultság található.
5. Ahhoz, hogy az adatszolgáltatásra kötelezett a számlázó programjával kiállított számlák adatait szabályosan, emberi beavatkozás nélkül tudja az Online Számla rendszerbe továbbítani, szükség van egy úgynevezett „technikai felhasználó”létrehozására is. Ezután már rendelkezésre állnak azok az adatok, amik a számlázó program és a NAV szervere közötti kommunikációhoz szükségesek: a technikai felhasználó felhasználóneve, jelszava, valamint az azonosításhoz szükséges XML-aláírókulcs és XML-cserekulcs. Ha nem számlázó programot használ (például „kézi” számlát), akkor nem kell technikai felhasználót létrehozni.
6. Az elsődleges felhasználó az Online Számla rendszer bizonyos funkcióinak kezelésére létrehozhat képviseleti joggal nem rendelkező, úgynevezett „másodlagos felhasználó”-t is. A másodlagos felhasználó jogosultságait az elsődleges felhasználó határozza meg. A másodlagos felhasználó a „Bejelentkezés” gombra kattintva a „Másodlagos felhasználó” menüponton keresztültud bejelentkezni az Online Számla rendszerbe.
7. Egy adózónak több– az adózó nevében eljárni jogosult – elsődleges felhasználója is lehet. Az elsődleges felhasználók egymással azonos, teljes körű jogosultsággal rendelkeznek az Online Számla rendszerben, így egyaránt jogosultak az adatszolgáltatásra, a felület használatára, vagy akár új technikai és másodlagos felhasználót létrehozni.
Bővebb információ az Online Számla rendszer Felhasználói Kézikönyvben található: https://onlineszamla.nav.gov.hu/dokumentaciok.