Abban az esetben, ha az adózó nem rendelkezik tőle független szervezet által kiadott, a káresemény bekövetkeztét hitelesen igazoló okmánnyal, akkor az adózónak kell a káreseményről jegyzőkönyvet készítenie, melynek javasolt mintáját tartalmazza a közölt kárfelvételi jegyzőkönyv. Az adózó más formában is elkészítheti a kárfelvételről a jegyzőkönyvet, azonban a meghatározott minimális adattartalom alkalmazása kötelező, mely a kárfelvételi jegyzőkönyv hitelességének feltétele.
Ha az egyéni vállalkozót illetve a társasági adó alanyát az adóévben, vagy a megelőző adóévben elemi kár sújtotta, akkor - az alábbiakban ismertetettek esetében - nem kell a jövedelem (nyereség) minimum adóalapra vonatkozó szabályokat alkalmaznia.
Egyéni vállalkozóknál: az elemi kár az elemi csapás okozta olyan kár (több ilyen kár esetén azok együttes összege), amely a bekövetkezése évét megelőző adóévi vállalkozói bevételnek (a tevékenységét az elemi kár bekövetkezését megelőző adóévben kezdő egyéni vállalkozó esetében a kezdő év egy napjára eső átlagos napi bevétel 365 napra számított összegének) legalább a 15 százaléka.
A társasági adó alanyainál: az elemi kár mértéke - több kár esetén azok együttes értéke - eléri az elemi kár bekövetkezését megelőző adóévi évesített árbevétel (átalakulással létrejött adózónál a jogelőd árbevételéből számított, az átalakulás formájától függően azzal egyező, összesített, megosztott árbevétel) legalább 15 százalékát.
Elemi kár: az elemi csapás (így különösen a jégeső, az árvíz, a belvíz, a fagy, a homokverés, az aszály, a hó-, a jég- és a széltörés, a vihar, a földrengés, valamint a természeti vagy a biológiai eredetű tűz) okozta kár.
A kár igazolására a kár tényét tartalmazó okmány (pl. biztosító, mezőgazdasági igazgatási szerv, katasztrófavédelem végrehajtását végző szerv által kiállított szakvélemény, jegyzőkönyv, más okmány stb.), vagy - ha nem rendelkezik tőle független szervezet által kiadott okmánnyal - a károsult által kiállított jegyzőkönyv szolgál.
Ha az adózó készíti el a kár tényének igazolásához szükséges jegyzőkönyvet, akkor abban rögzíteni szükséges az érintett adózó adatait, a kár típusát, tényszerű leírását, a kár keletkezésének időpontját, illetve időszakának utolsó napját és a kár mértékét is. A kár keletkezésének időpontját, a kár mértékét az adózó önállóan jogosult megállapítani és rögzíteni, nem feltétel tehát, hogy valamely szerv állapítsa meg a kár keletkezésének időpontját és mértékét.
A káresemény időpontjának meghatározása az eset összes körülményeinek ismeretében, egyedileg lehetséges, melynek során figyelembe kell venni az elemi csapás típusát. A kár keletkezése ok-okozati összefüggésben van az elemi csapás bekövetkeztével, ennek függvényében kell megítélni a kár (az elemi csapás) keletkezésének időpontját. Ha nem egy konkrét időponthoz, hanem egy időszakhoz kötődik, akkor azt kell tartalmaznia a jegyzőkönyvnek, hogy az adott csapás-típus hatása mikor jelent meg az adózó által érzékelhető módon. Ebben az esetben az időszak utolsó napját kell feltüntetni. (Pl. aszálykár esetén a kár bekövetkezésének időpontjaként elfogadható – abban az esetben is, ha az adózó nem tagja a nemzeti agrárkár-enyhítési rendszernek - az agrárpolitikáért felelős miniszter által kibocsátott közlemény kiadásának a napja.)
Amennyiben év közben többször következik be elemi csapás, akkor minden egyes esetről külön-külön jegyzőkönyvet kell készíteni, nem csak arról, amely esetében a kár mértéke eléri a megelőző adóévi évesített árbevétel 15 %-át. Arról a káreseményről is kell tehát jegyzőkönyvet készíteni, amellyel az adózó még nem éri el a hivatkozott mértéket. Amennyiben valamely elemi csapásról nem történik jegyzőkönyv felvétel, akkor az nem vehető figyelembe a károk mértékének összeszámításakor.
A jegyzőkönyv érvényességének feltétele az adózó, illetve a képviseletre jogosult aláírása.
Az adózó az általa kiállított, a kár tényét és mértékét tartalmazó jegyzőkönyvet a kár keletkezését követő 15 napon belül papír alapon köteles megküldeni az illetékes állami adóhatóság részére.
A határidő jogvesztő, a határidő elmulasztása esetén igazolási kérelem nem terjeszthető elő.