A cégbejegyzésre kötelezett adózók adószámának megállapítását az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény 19. – 25. §-aiban rögzített, ún. adóregisztrációs eljárás előzi meg.
A NAV a leendő cég által bejelentett – a cégbíróság által elektronikus úton továbbított –, valamint a nyilvántartásában szereplő adatok egybevetésével megvizsgálja, hogy a bejegyzendő cég vezető tisztségviselőjével, cégvezetőjével, képviseletre jogosult tagjával, vagy kft., zrt. esetében az ötven százalékot meghaladó mértékű szavazati joggal vagy minősített többségű befolyással rendelkező taggal, részvényessel, ilyen mértékű szavazati joggal vagy minősített többségű befolyással rendelkező tag, részvényes hiányában bármely taggal vagy részvényessel, egyszemélyes gazdasági társaság esetében a taggal vagy részvényessel szemben fennáll-e olyan, törvényben meghatározott akadály, amely kizárja az adószám megállapítását.
Az adóregisztrációs eljárás lefolytatására főszabályként – ha a cégbíróság által továbbított adatok alapján a törvényben rögzített akadályok egyike sem valószínűsíthető – legkésőbb egy munkanap alatt sor kerül. Ennek előfeltétele, hogy a bejegyzendő cég adatai között az említett, az adóregisztrációs eljárás szempontjából releváns személyek esetében a magyar állami adóhatóság által megállapított adóazonosító szám rendelkezésre álljon, tehát ezen azonosítókat a kérelmező a cégbírósághoz benyújtott bejegyzési (változásbejegyzési) kérelemben hiánytalanul és hibátlanul feltüntesse. Amennyiben az egy munkanapos határidő alatt valamely akadály fennállása valószínűsíthető, úgy a NAV nyolc munkanapon belül dönt az adószám megállapításáról vagy annak megtagadásáról.
A NAV az adóregisztrációs eljárás során az újonnan alakuló céget a részére képzett technikai azonosítószámon tartja nyilván, amelyről a társaságot – a cégbíróság útján – abban az esetben értesíti, ha az adószám megállapítására az egy munkanapos határidőn belül nem kerül sor.
Az adószám megállapításáig a leendő cég az adókötelezettségeit a technikai azonosítószám feltüntetésével köteles teljesíteni. A technikai azonosítószám kizárólag a bejegyzés alatt álló társaság adóhatóság által történő nyilvántartására szolgál, gazdasági tevékenység folytatására, számlakibocsátásra nem jogosít. Az azonosítószám felépítése az adószámhoz hasonló. Feltűnő különbség azonban, hogy az áfa-kód helyén szereplő – vagyis a kilencedik – számjegy minden esetben 9-es. Ez kizárólag ezen ideiglenes azonosító jellemzője.
Az adószám megállapításának megtagadása esetén az előtársaság adókötelezettségeinek teljesítéséért az előtársaság tagjai (részvényesei) egyetemlegesen felelnek.
Az adószám megállapításának megtagadásáról szóló határozattal szemben fellebbezésnek van helye, valamint a törvény lehetőséget biztosít kimentési kérelem előterjesztésére is azon személy számára, akire tekintettel az adóhatóság az adószám megállapítását megtagadta. A fellebbezés, illetve a kimentési kérelem benyújtására nyitva álló határidő az adószám megállapításának megtagadásáról szóló határozat adózóval történő közlésétől számított tizenöt nap, amely határidő elmulasztása esetén igazolási kérelem előterjesztésének nincs helye.
Fontos, hogy a törvényben meghatározott kizáró okok vizsgálatára nemcsak újonnan alapított cégek esetében kerül sor, hanem a fentiekben említett, döntéshozói pozícióban lévő személyeket érintő változásbejegyzést követően is. Amennyiben a NAV ezen vizsgálat során a törvényben meghatározott akadályok valamelyikének fennállását állapítja meg, felszólítja az adózót az akadály elhárítására. Az a személy, akire tekintettel az állami adó- és vámhatóság az adózót felszólította, ebben az esetben is előterjeszthet kimentési kérelmet. Amennyiben az állami adó- és vámhatóság a kimentési kérelemnek helyt ad, úgy nem kerül sor az adózó adószámának törlésére. Az előzőek hiányában azonban, ha az adózó nem tesz eleget az adóhatóság felszólításának és mulasztását nem menti ki, az állami adó- és vámhatóság az adózó adószámának szankciós törléséről rendelkezik, és kezdeményezi a cég megszüntetését.
A törvény lehetőséget biztosít arra, hogy a cégalapításban, cégátruházásban közreműködni kívánó személy hatósági bizonyítványnak minősülő igazolás kiállítását kérje arról, hogy az igazolás kiállításának napján vele szemben nem áll fenn olyan akadály, amely más adózóban vezető tisztségviselőként, cégvezetőként, képviseletre jogosult tagként vagy egyszemélyes társaság, korlátolt felelősségű társaság, zártkörűen működő részvénytársaság esetében tagként vagy részvényesként történő részvétele esetén a más adózó adószáma megállapításának megtagadásához, vagy az adószám törléséhez vezetne.
Az igazolás kiállítása a ’TADRI jelű adatlapon kérhető a kérelmező lakóhelye (székhelye) szerint illetékes adó- és vámigazgatóságától. A kérelmet elektronikus úton, az ügyfélkapun keresztül, illetve papíralapon is be lehet nyújtani. Az igazolás kiállítására irányuló eljárás illetékmentes. A kérelem kötelező tartalmi eleme a kérelmező adóazonosító száma, amelynek hiányában az adóhatóság a kérelmet érdemi vizsgálat nélkül elutasítja. Az állami adó- és vámhatóság az igazolás kiállítását abban az esetben is megtagadja, ha megállapítja, hogy a kérelmező olyan más adózó vezető tisztségviselője, cégvezetője, tagja vagy részvényese, amellyel szemben az igazolás benyújtásakor adóregisztrációs eljárás van folyamatban. Az igazolás kiállítása iránti kérelem elbírálásának határideje harminc nap.
Az igazolás kiállítása iránti kérelem elutasításáról szóló döntéssel szemben fellebbezésnek, valamint kimentési kérelem előterjesztésének van helye. Ha az adóhatóság a kimentési kérelemnek helyt ad, úgy olyan igazolást állít ki a kérelmező részére, amelyen az akadály megjelölésén túl a kimentés tényét is feltünteti.
Az állami adó- és vámhatóság a leendő cég adószámának megállapítását a törvényben meghatározott kizáró okokra hivatkozással nem tagadhatja meg, illetve az adózó adószámát nem törölheti, ha az adózó valamennyi vezető tisztségviselője, cégvezetője, tagja vagy részvényese rendelkezik az előzőekben említett, tizenöt napnál nem régebbi igazolással, kivéve, ha megállapítja, hogy az akadály az igazolás kiállítását követően állt be.