Az adószámlák megfelelő értelmezéséhez célszerű tisztában lenni néhány olyan alapelvvel, amelyek alapján a NAV az adószámlákat vezeti, és az egyes tételeket nyilvántartja. A teljesség igénye nélkül ilyenek az alábbiak:
- Egy adózó egy adószámla: a NAV az adószámlákat adózónként vezeti. Minden adózó kizárólag egy adószámlával rendelkezik. Ezt a hivatal az egyéni vállalkozóknál és a természetes személyeknél az adóazonosító jelen, más adózóknál pedig az adószámon tartja nyilván.
- Esedékesség szerinti elszámolás: ha valamely adóra az előírtnál kevesebbet fizettek be, akkor a befizetést mindig az esedékesség sorrendje szerint kell elszámolni, tehát mindig a legkorábbi tartozásra. Van azonban néhány kivétel, amikor az adott befizetés kizárólag meghatározott kötelezettségre számolható el, ezek többnyire vámeljáráshoz kapcsolódnak.
- Évenkénti zárás: az adószámlákat évenkénti nyilvántartás szerint vezeti a NAV. Az éves zárás-nyitással a korábbi évekre egy olyan állandó, „végleges” állapotot kell biztosítani, amelyre visszamenőleg már nem lehet könyvelni. Ezt figyelembe véve az adószámlák is évenkénti bontásban kérdezhetők le.
Az évenkénti zárás-nyitásnál a lezárt időszak kötelezettségeit és pénzforgalmát adónemenként összesíteni kell. Ez sok esetben nullás egyenleget eredményez, de tartozást vagy többletet – túlfizetést – is mutathat. Az egyenleg az aktuális időszak „nyitóegyenlegeként” jelenik meg január 1-jei dátummal. Ezzel biztosítható, hogy a megelőző időszakok tételeinek összesített egyenlege mindenkor megjelenjen az aktuális adószámla-egyenlegben.
- Nettó késedelmi pótlék megállapítása: a határidőben nem teljesített, késedelmes megfizetéseket a NAV a jegybanki alapkamathoz igazodó késedelmi pótlékkal szankcionálja. A késedelmi pótlékot a NAV egységesen szabályozott eljárás szerint, az adószámla adatait alapul véve számítja fel és írja elő.