2004. január 1. napjától a számviteli bizonylat alaki követelményeinek körében történt változás eredményeképpen nem kötelező a számlák aláírása, azok aláírás nélkül is megfelelnek mind a számviteli bizonylat, mint az adóigazgatási azonosításra való alkalmasság feltételeinek. Ebben nyilvánvalóan szerepe volt a 2004. május 1-jével történt Európai Unióhoz történt (illetőleg akkor még csak előkészített) csatlakozásnak is, mivel az EU hatodik irányelvében szerepel egy olyan rendelkezés, mely szerint a tagállamok nem tehetik kötelezővé a számlák aláírását.

A számlák aláírásának kérdése azonban nem érinti az elveszett bizonylat, okirat pótlólag, másodlagosan történő előállítására, és ezen bizonylatnak abból a célból történő hitelesítésére vonatkozó előírásokat, amelyek az adó- és pénzügyi kapcsolatokban, számviteli elszámolásokban az eredeti dokumentumok pótlását szolgálják.

Az okirati bizonyításról, illetve az elveszett, pótolt okiratok pótlásáról, a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 190-197. §-ai rendelkeznek. A hivatkozott jogszabály 196. § (2) bekezdése szerint a gazdálkodó szervezet által kiállított okiratról készült felvétel, továbbá bármilyen adathordozó útján készített okirat teljes bizonyító erővel bizonyítja, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratáéval, feltéve, hogy a gazdálkodó szervezet, amely a felvételt készítette, vagy az okiratot kiállította, illetve őrzi, a felvétel vagy az okirat azonosságát szabályszerűen igazolta.

Szabályszerű igazoláson a gazdálkodó szervezet bizonylati rendjében szabályozott módon történő hitelesítési, aláírási rendnek megfelelő módon és személyek által történő aláírás, esetlegesen bélyegzőlenyomat alkalmazását kell érteni. Fentiek szerint azonban a másolatnak tartalmaznia kell azt a megjegyzést is, mely szerint a másolt okirat az eredetivel mindenben megegyezik, hiszen ez a megjegyzés különbözteti meg az egyszerű aláírást a hitelesítéstől.

A gazdálkodó szervezet által kiállított, vagy őrzött okiratról így készült okirat bizonyító ereje az okirat tartalmát illetően - az eredeti okiratéval, közokiratról készült okirat esetében pedig a teljes bizonyító erejű magánokiratéval azonos.